Cách Mail Merge Trong Word 2010

Mail Merge là chức năng soạn thư 1 loạt trong Microsoft Word, được rất nhiều người gọi là thuật ngữ trộn thư. Cùng với Mail Merge, bạn có thể tạo cùng lúc nhiều thư với cùng câu chữ nhưng không giống nhau ở một vài ba thông tin.Cụ thể, vấn đề trộn thư trong Word được áp dụng vào việc tạo thư mời gởi đến công ty đối tác và người tiêu dùng trong công ty, in giấy ghi nhận cho nhiều người chỉ trong một thao tác, viết email thông báo xác nhận đổi khác lương cho nhân viên cấp dưới vào cuối năm…
*

Để bước đầu sử dụng Mail Merge, bạn cần chuẩn bị nội dung cơ bản và nguồn dữ liệu (data source). Cố gắng thể:
Nguồn dữ liệu: biểu lộ những ngôn từ tùy biến khác biệt giữa những bức thư sau khi tạo ra một loạt từ Mail Merge. Những cụ thể tùy biến này hoàn toàn có thể là họ tên, địa chỉ cửa hàng người nhận, thương hiệu doanh nghiệp, tổ chức… cùng thường trình bày trong một danh sách dữ liệu. Danh sách này thường là danh bạ (contacts) vào Microsoft Outlook hoặc được trình diễn trong một bảng tính Excel, một cơ sở tài liệu trong Access, một table trong Word 2010 tuyệt văn phiên bản bất kỳ có cấu tạo phân loại tài liệu thật rõ ràng.Nội dung cơ bản: là mọi phần như thể nhau giữa các thư, chẳng hạn tên và showroom người giữ hộ trên phong bì, nội dung thiết yếu của lá thư, email hay một phiếu ưu đãi. Văn bản cơ bạn dạng thường đi cùng những vị trí định sẵn (Place Holder), là nơi diễn tả những chi tiết biến hóa lấy từ nguồn dữ liệu. Mỗi chi tiết được điện thoại tư vấn là ngôi trường (Merge Field), được trình diễn dưới dạng «tên field».Khi phối hợp nội dung cơ phiên bản và nguồn dữ liệu thì Mail Merge trong Word sẽ hỗ trợ bạn tạo nên hàng loạt tài liệu hoặc thư từ hoàn chỉnh, tương đương nhau về văn bản cơ phiên bản nhưng khác hoàn toàn ở các cụ thể tùy trở thành trong mối cung cấp dữ liệu.Tạo list nguồn dữ liệu
Trước khi sẵn sàng danh sách này, ta cần tưởng tượng trước phần văn bản cơ bạn dạng sẽ có những chi tiết nào cần biến đổi hay cá nhân hóa. Chẳng hạn, cùng với thư mời thì phần bọn họ tên, danh xưng, chức vụ, thương hiệu công ty, địa chỉ hoặc email là các chi tiết biến đổi tùy theo mọi cá nhân nhận. Như vậy, ta đang biết được list này cần những dữ liệu nào.

Bạn đang xem: Cách mail merge trong word 2010


Với nguồn tài liệu là danh bạ, bạn có thể sử dụng Microsoft Outlook để xuất danh bạ hoặc dùng chính Excel để thể hiện dữ liệu thật chủ yếu xác. Danh sách nguồn tài liệu được chia thành các cột khác nhau như chúng ta tên, địa chỉ, tên công ty… cùng mỗi hàng là 1 người cảm nhận nhập vừa đủ các thông tin tương xứng theo cột. Bạn cũng có thể nhập liệu trực tiếp tại tab Mailings, lựa chọn Select Recipients -> Type New List. Mặc dù nhiên, một nguồn tài liệu Excel hoặc danh bạ Outlook sẽ tiện hơn không ít trong làm việc (Tương tự như nhập liệu thẳng nhưng chọn Use Existing hoặc Select From Outlook Contacts).
*

Trong ngôi trường hợp bạn muốn cập nhật hay kiểm soát và điều chỉnh dữ liệu, các bạn luôn rất có thể chọn Edit Recipient menu trên tab Mailings để lộ diện hộp thoại Mail Merge Recipients, chọn tên file tài liệu và dấn Edit để sửa lại một số chi tiết.

Xem thêm: Cách Xuất File Ảnh Chất Lượng Cao Trong Photoshop, Và Illustrator


*

Bạn cần khẳng định nội dung của người sử dụng là dạng thư từ (Letters), thư năng lượng điện tử (E-mail messages), phong so bì (Envelopes), nhãn (Labels), danh bạ (Directory).
*

Bên cạnh phần văn bản đồng nhất, bạn cũng cần phải nhập những trường (Merge Field) dựa trên nguồn dữ liệu. Phương pháp nhập khá solo giản, chỉ cần chọn Insert Merge Field bên trên tab Mailings nhằm thêm trường tại đa số vị trí phù hợp. Chẳng hạn với nguồn dữ liệu mẫu bên dưới và soạn ngôn từ cho phong bì (Envelopes), phần thông tin người nhận đang nhập:
*

Hoặc chèn Merge Fields vào một trong những câu trong email như: rất cảm ơn «Danh_xưng» «Họ_tên» đã sắp đến xếp thời gian đến tham dự chương trình. Khi đó, Mail Merge sẽ dựa trên nguồn dữ liệu của mọi cá nhân (Recipient) để thay thế vào vị trí của những trường trong quá trình trộn thư. Ví dụ: Recipient lắp thêm 5 sẽ hiện thành câu: rất cảm ơn Chị Nguyễn Thị Bích Trà đã sắp đến xếp thời gian đến tham gia chương trình. Chúng ta cũng có thể cập nhật lại Field «Danh_xưng» thành chữ viết thường với không in hoa ở ký tự đầu nhằm câu không chạm mặt lỗi chính tả viết hoa chữ Chị ở giữa câu hoặc định dạng in đậm, in nghiêng đến tên bạn nhận.
Để sử dụng Mail Merge, bạn có thể vào tab Mailings và làm việc với các tác dụng trên thanh công cụ này (Ribbon). Không tính ra, nếu như quen sử dụng các phiên phiên bản Word trước đây, chúng ta chọn Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard để thao tác làm việc trên 6 bước như hình minh họa dưới đây: